Jak jsou používány Vaše osobní údaje

Obdrželi jste dopis s platebními údaji společnosti Alektum?

Alektum pomáhá dalším firmám - věřitelům, tj. našim zákazníkům, při zasílání upomínek a vymáhání jejich pohledávek. Při zajišťování těchto služeb zpracováváme Vaše osobní údaje jménem našeho zákazníka v roli zpracovatele osobních údajů. Podrobnější informace o tom, jak jsou osobní údaje v takovém případě zpracovávány, tj. za jakým účelem a jaká máte práva spojená s ochranou Vašich osobních údajů, Vám poskytne věřitel (správce osobních údajů), tj. smluvní strana z uzavřeného kontraktu.

Je-li věřitelem dlužné částky společnost Alektum, vystupuje Alektum v roli správce Vašich osobních údajů.

Obdrželi jste dopis ohledně inkasa pohledávek nebo jinou výzvu?

Alektum při poskytování služeb vymáhání pohledávek zpracovává následující osobní údaje subjektů:

  • osob, které mají pohledávku k zaplacení (dlužníků), včetně jejich zástupců,
  • těch, kteří musí splnit svou povinnost, např. vyměnit zboží,
  • těch, kteří mají společné a nerozdílné závazky vůči dlužníkovi, jako je společník, ručitel atd.

Tyto údaje zpracováváme, protože máte vůči nám nebo nějakému našemu zákazníkovi pohledávku, která se stala splatnou. Provádíme opatření k vymáhání pohledávek, abychom účinně zajistili uhrazení platby nebo jiné vyrovnání a abychom byli schopní Vaše úhrady fakturovat a účtovat způsobem, který je v souladu se zákony ČR. Zpracování je prováděno na základě článku 6 b, c, e a f obecného nařízení o ochraně údajů („GDPR“). Je oprávněným zájmem zajistit, aby nezaplacená pohledávka byla uhrazena v náš prospěch a/nebo ve prospěch našeho zákazníka.

„Opatření při vymáhání pohledávek“ je souhrnný termín, který používáme pro všechny kroky, které podnikáme za účelem dosažení uvedeného cíle. Může se jednat o zasílání oznámení o nároku na vymáhání pohledávky nebo jiné výzvy, nebo může jít o správu úhrad, plateb, kontaktů s dlužníky nebo jejich zástupců, kontakty s orgány veřejné moci, činnosti pro stanovení a uplatnění nároků, včetně soudních řízení a exekučního vymáhání.

Abychom byli schopní provádět opatření při vymáhání pohledávek, musíme zpracovávat Vaše kontaktní údaje a adresu, včetně Vašeho rodného čísla. Společnosti Alektum záleží na tom, aby používané informace byly správné a aktuální. Proto se staráme o to, aby údaje byly pravidelně aktualizovány, a to z informací, které nám v kontaktu s námi poskytnete.

V případě, že žijete v jiné zemi nebo se tam přestěhujete, může skupina Alektum Group najmout zprostředkovatele inkasa pohledávek působícího v příslušné zemi. Osobní údaje o Vás a o Vašem případu (dluhu) budou poté sdíleny se zprostředkovatelem inkasa pohledávek.

Kromě toho musíme zpracovávat údaje o pohledávce, která zůstává neuhrazená, o smlouvě a dalších skutečnostech týkajících se nákupu (objednávky), na kterém je pohledávka založena, a o případných dílčích platbách. Abychom mohli posoudit, jaká opatření k vymáhání pohledávek máme přijmout, potřebujeme zjistit, jaká je Vaše finanční situace, jaké jsou Vaše životní podmínky a Vaše další pohledávky či exekuce. Z tohoto důvodu můžeme shromažďovat finanční informace a informace o pohledávkách i od externích dodavatelů, jako jsou společnosti poskytující informace o úvěrech a veřejné orgány; tyto strany mohou za tímto účelem nahlížet na některé Vaše osobní údaje. Na základě těchto informací se rozhodneme, jaký druh upomínky zašleme a zda podnikneme soudní kroky, jako je zahájení soudního řízení nebo posléze návrh na zahájení exekučního řízení.

Existují také další případy, kdy potřebujeme sdílet a/nebo zpřístupňovat Vaše osobní údaje, aby bylo možné je řádně zpracovávat. Mezi ty, se kterými můžeme sdílet tato data a/nebo je zpřístupnit, patří např. externí dodavatelé (např. společnosti poskytující poštovní služby a tiskárny, dodavatelé informačních technologií a systémů, společnosti poskytující právní dokumenty, právní poradci a další, kteří se podílejí na poskytování našich služeb) a orgány veřejné moci.

Vedle výše uvedených osobních údajů můžeme zpracovávat osobní údaje týkající se zdravotních nebo trestních záznamů, avšak pouze v případě, že jsou takové informace nezbytné pro stanovení, uplatnění nebo obhájení právního nároku v jednotlivém případě nebo pokud Alektum k takovému zpracování získala souhlas. V takových případech se informace zpracovávají na základě článků 9 a, 9 f a 10 obecného nařízení o ochraně údajů.

Pracujete pro jednoho z našich klientů, dodavatelů nebo spolupracujících partnerů nebo pro veřejný orgán?

Alektum zpracovává osobní údaje níže uvedených kategorií subjektů:

  • kontaktní osoby a/nebo společníci nebo ručitelé našich zákazníků,
  • kontaktní osoby potenciálních zákazníků (tj. společnosti, které by se chtěly stát našimi zákazníky),
  • kontaktní osoby veřejných orgánů, včetně kontaktních osob v konkrétních oblastech,
  • kontaktní osoba pro dodavatele nebo další spolupracující partnery

Tyto informace jsou používány pro správu kontaktů, realizaci smlouvy nebo spolupráce a pro účetní a fakturační účely. Tyto informace jsou zpracovávány na základě článku 6 b, c, a f GDPR. Zpracování osobních údajů, které se provádí na základě článku 6 f, je prováděno za účelem oprávněného zájmu na nabízení našich služeb a rozvíjení naší zákaznické základny.

Osobní údaje uchovávané veřejnými orgány týkající se kontaktních osob jsou navíc využívány k provádění činností nezbytných v právních záležitostech týkajících se pohledávek, jako je stanovení, vymáhání, restrukturalizace pohledávek a řešení sporů. Tyto informace jsou zpracovávány na základě článku 6 c, e a f obecného nařízení o ochraně údajů. Zpracování osobních údajů na základě článku 6 f je prováděno v našem legitimním zájmu nebo v zájmu našich zákazníků efektivně zajistit uhrazení nezaplaceného splatného dluhu.

Osobní údaje týkající se společníků, ručitelů a kontaktních osob, které uchovávají spolupracující partneři a zákazníci, se používají také v případech, kdy potřebujeme provádět dohledová opatření související s praním špinavých peněz a pro posouzení schopnosti plnit finanční závazky, a dále pokud jde o bezpečnost a ekonomickou solventnost. Budeme zpracovávat pouze informace, které potřebujeme pro dosažení daného účelu, což však zahrnuje údaje o majetku, dluzích a příjmech příslušné osoby.

Citlivé informace budou zpracovávány pouze v případě, pokud to bude vyžadováno k provedení opatření v oblasti dohledu nad praním špinavých peněz. Informace jsou zpracovávány na základě článku 6 b-c GDPR a případně na základě zákona proti praní špinavých peněz a financování terorismu.

Jak dlouho jsou Vaše osobní údaje uchovávány?

Alektum je odpovědné za odstranění osobních údajů, pokud již nejsou potřeba pro dosažení uvedených cílů. Doba uchovávání se tudíž liší a níže je uveden popis toho, jak Alektum spravuje dobu uchovávání v závislosti na hlavním účelu.

Osobní údaje shromážděné během vymáhání pohledávek jsou uchovávány po dobu 10 let od uzavření případu.

Osobní údaje shromážděné za účelem správy vztahů se zákazníky jsou uchovávány po dobu 36 měsíců po ukončení vztahu se zákazníkem a poté, co byly definitivně vypořádány vzájemné nároky obou stran, nebo po jakoukoli kratší dobu, pakliže data přestanou být pro tento účel relevantní.

Osobní údaje, které byly shromážděny za účelem provádění dohledových opatření souvisejících s praním špinavých peněz, jsou uchovávány po dobu deseti let nebo po dobu delší stanovenou zákonem. Časové období se vypočítává od okamžiku provedení činností nebo transakcí nebo, v případech, kdy byl navázán obchodní vztah, když tento vztah skončí.

Bez ohledu na výše uvedenou dobu uchovávání, může Alektum uchovávat údaje delší dobu za účelem obhajoby a ochrany právních nároků. Osobní údaje, které jsou nezbytné pro účetní a fakturační účely, jsou vždy uchovávány až po dobu deseti (10) let (včetně) po ukončení kalendářního roku, ve kterém skončil účetní rok.

U nás jste v bezpečí – Vaše osobní údaje vždy chráníme

Alektum je vždy povinno chránit Vaše osobní údaje, a to i tehdy, když najímá externí stranu, která má zajistit jejich zpracovávání. Nikdy nezveřejňujeme osobní údaje, pokud to není nutné k dosažení našeho cíle nebo pokud tato povinnost nevyplývá ze zákona. Mimo to jsme u většiny našich služeb vázáni povinností zachovávat mlčenlivost.

Dále se snažíme omezit šíření osobních údajů v rámci společnosti Alektum tak, aby k nim měli přístup pouze ti zaměstnanci, kteří osobní údaje potřebují k plnění svých pracovních povinností.

Dále zajišťujeme, aby všechny naše IT systémy a další umístění, kde máme uložené osobní údaje, byly chráněny proti přístupu neoprávněných osob k informacím (např. prostřednictvím firewallu, antivirové ochrany, přísných požadavků na hesla, přihlašování do systémů atd.).

Když potřebujeme provést přenos osobních údajů mezi námi a stranou mimo naše prostředí – například nějakému našemu zákazníkovi – ujistíme se, že používáme bezpečný způsob přenosu.

A nakonec vytváříme záložní kopie našich systémů a záznamů, aby se předešlo ztrátě důležitých informací, které o Vás máme.

Máte kontrolu nad svými osobními údaji. Toto jsou Vaše práva.

Jelikož spol. Alektum zpracovává Vaše osobní údaje, máte řadu práv, která vyplývají ze zákona. Jsou uvedena níže. Svá práva můžete uplatnit tak, že nás budete kontaktovat pomocí formuláře na našem webu. Samozřejmě nám také můžete zavolat na výše uvedené číslo.

  • Máte právo od nás získat informace, jak používáme osobní údaje, jež se Vás týkají, a kopii těchto osobních údajů.
  • Na Vaši žádost nebo z naší vlastní vůle opravíme nebo odstraníme informace, které jsou nesprávné nebo již nepotřebné, nebo omezíme použití těchto informací.
  • Máte právo vznést námitky proti používání Vašich osobních údajů, jež využíváme k provádění úkolů veřejného zájmu nebo k našemu oprávněnému zájmu.
  • Máte právo požadovat, aby Vaše údaje nebyly používány pro účely přímého marketingu, pokud tyto kroky podnikáme.
  • Máte také právo nahlížet na osobní údaje, které zpracováváme při plnění smlouvy s Vámi a/nebo pokud jste nám poskytli svůj souhlas, ve strojově čitelném formátu (pokud je to technicky možné, můžeme Vám pomoci přenést tato data jiné straně).
  • Používáme-li Vaše osobní údaje na základě toho, že jste nám poskytli svůj souhlas, tento souhlas můžete kdykoli odvolat. 

Nejste spokojeni s naším zpracováním osobních údajů? Pokud tomu tak je, můžete se na nás obrátit a pokud nebudete s naší odpovědí spokojeni, můžete podat stížnost.

Pokud nejste spokojeni se způsobem, jakým zpracováváme Vaše osobní údaje, můžete se obrátit na orgán dohledu – Úřad pro ochranu osobních údajů, web: www.uoou.cz.