Zpracování osobních údajů

Vaše osobní údaje zpracováváme v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob při zpracování osobních údajů a o volném pohybu takových údajů (dále jen GDPR).

Na této stránce se dozvíte, co jsou to osobní údaje, jak je zpracováváme, jak dlouho jsou uchovávány, jak jsou chráněna, jaká máte práva a co dělat, pokud nejste spokojeni se zpracováním vašich osobních údajů.

Osobní údaje

Osobní údaje jsou informace o identifikované nebo identifikovatelné fyzické osobě.

Jde tedy především o údaje umožňující identifikaci a vyřizování některého z případů. Proto zpracováváme tyto typy údajů: jméno, příjmení (jméno), číslo sociálního pojištění (jako i jiné identifikační číslo), datum narození, sérii a číslo občanského průkazu, kontaktní údaje (korespondenční adresa, telefonní číslo, e-mailová adresa), finanční údaje včetně údajů o odpovědnosti a jiné údaje, které dostáváme, za předpokladu, že jejich zpracování je právně přípustné a účelné. Nepožadujeme a neočekáváme, že nám poskytnete údaje spadající do speciální kategorie, jako jsou zdravotní informace. I když jsme zavedli postupy, abychom co nejvíce omezili takové zpracování údajů, stále mohou nastat situace, kdy budeme nuceni uvedené údaje zpracovávat. Může k tomu dojít například tehdy, když v rámci aktivit na vymáhání pohledávek obdržíme dokument nebo informace obsahující takové údaje, citované autorem v kontextu některého z případů.

Váš správce údajů

Společnost Alektum s.r.o., se sídlem Budějovická 778/3, Michle, 140 00 Praha 4 (dále jen Alektum), pomáhá jiným společnostem, tedy našim klientům, při správě a vymáhání pohledávek, vyřizování plateb, zasílání upomínek, předvolání a poskytování telefonických a korespondenčních služeb. Při plnění výše uvedených a nám svěřených služeb zpracováváme vaše osobní údaje na základě smluv uzavřených s klientem, který zůstává vaším věřitelem a zároveň správcem vašich osobních údajů. Pro získání dalších, podrobnějších informací o způsobu a účelech zpracování osobních údajů, jakož i o vašich právech, se proto obraťte přímo na správce vašich údajů. Pokud neznáte kontaktní údaje subjektu, který je správcem vašich údajů (nebo si nejste jisti, kdo to je), můžete svou poptávku směřovat na nás a my se pokusíme pomoci. Pokud se poptávka týká našeho klienta, postoupíme jej příslušnému subjektu, který by měl odpovídat v souladu s přijatými normami a právními předpisy.

V některých případech Alektum zpracovává osobní údaje jako správce, taková situace nastává při:

provádění činností směřujících k vymáhání pohledávek vyplývajících z odkupu pohledávek přímo společností Alektum s.r.o. (v takové situaci obdržíte informaci o postoupení pohledávek spolu s doložkou, že Alektum je správcem vašich údajů),
telefonických službách na horké lince Alektum, kde mohou být hovory nahrávány,
náboru a zaměstnávání společností Alektum,
vedení tradiční korespondence a korespondence prostřednictvím formulářů na webové stránce Alektum,
spolupráci s obchodními partnery a našimi klienty.

Obdrželi jste upomínku? Naše činnost v oblasti vymáhání pohledávek.

Pokud ano, znamená to, že máte vůči společnosti Alektum nebo našemu klientovi splatný, neuhrazený závazek, který byl předán společnosti Alektum k řešení a naším úkolem je vymáhat tuto pohledávku prostřednictvím zákonem povolených činností vymáhání pohledávek. Vaše údaje proto zpracováváme na základě článku. Čl. 1 písm. b, c a f GDPR.

Naše aktivity v oblasti vymáhání pohledávek začínáme importem případu do systému spolu s informacemi potřebnými k přijetí účinných opatření. Abychom mohli efektivně provádět činnosti v oblasti vymáhání pohledávek, musíme zpracovávat vaše osobní a kontaktní údaje. Kromě toho potřebujeme zpracovat údaje týkající se vašeho závazku, jakož i informace týkající se jeho odkoupení. Abychom mohli posoudit, jaké úkony vymáhání pohledávek bychom měli v daném případě podniknout, potřebujeme znát i další informace o vaší finanční situaci.

V první fázi vymáhání pohledávek, na základě informací, které máme k dispozici, podnikáme přátelské kroky spočívající v kontaktu prostřednictvím dostupných komunikačních kanálů, jako jsou: klasická korespondence, e-mail, SMS a telefonáty. V této fázi také navrhujeme uzavřít dohodu nebo splácet za podmínek dohodnutých společně s dlužníkem. Pokud námi zaslané informace, upomínky a výzvy nepřinesou žádný účinek a v řešeném případě nedojde k žádnému kontaktu, a dluh není upraven nebo je upraven v rozporu s přijatými opatřeními, může být nutné obrátit se na advokátní kancelář, aby podnikla kroky k zahájení soudního řízení.

Ve druhé fázi vymáhání pohledávek, ve věci předané advokátní kanceláři, je vypracován návrh na exekuci, který podáme soudu za účelem získání pravomocného rozhodnutí, a oprávnění k exekuci, na jehož základě můžeme případ postoupit soudnímu exekutorovi. Potom soudní exekutor v rámci svých pravomocí přistoupí k uspokojení pohledávky z majetku dlužníka. Bohužel v této fázi vymáhání pohledávek může být dlužník zatížen náklady na vedení soudního a exekutorského řízení.

Právní základy a účely zpracování osobních údajů dlužníků.

Vzhledem k výše uvedeným informacím je základem zpracování vašich osobních údajů oprávněný zájem správce vyplývající z čl. Čl. 1 písm. f GDPR, týkající se těchto účelů:

vyřizování vašich požadavků a otázek,
vedení souhrnů, analýz údajů a statistik, zlepšování kvality činnosti a služeb,
ověřování nakoupených a do správy přijatých dluhových portfolií, jakož i jejich možné vrácení věřitelům a primárním věřitelům.

Základem činnosti je i plnění zákonných povinností uložených správci dle čl. 3. Čl. 1 písm. c GDPR, týkající se těchto účelů:

dokladování plateb v souladu s účetními předpisy a daněmi,
uchovávání dokladů souvisejících se vzneseným nárokem,
vyřizování vašich stížností,
odhalování podvodů a předcházení podvodům.

Podkladem pro úkony správce může být i potřeba plnění smlouvy dle čl. 1.2. Čl. 1 písm. b GDPR, což je např. vámi uzavřená smlouva se správcem.

Pracujete pro jednoho z našich klientů, dodavatelů nebo spolupracujících partnerů nebo pro veřejný orgán? Právní základy a účely zpracování osobních údajů osob jiných, než jsou dlužníci.

Alektum s.r.o. zpracovává osobní údaje týkající se osob jiných, než jsou dlužníci, konkrétně:

kontaktních osob a/nebo spolupracovníků nebo ručitelů našich klientů,
kontaktních osob potenciálních klientů (tj. společností, které bychom chtěli, aby se staly našimi klienty),
kontaktních osob veřejných orgánů včetně kontaktních osob pro určité záležitosti,
kontaktních osob dodavatelů nebo jiných spolupracujících partnerů
zmocněnců a osob zmocněných dlužníky.

Informace se používají pro správu kontaktů, plnění smluv, vyřizování případů, průběžnou spolupráci a pro účely účetnictví a fakturace.

Tyto informace jsou zpracovávány na základě článku. Čl. 1 písm. b, c a f GDPR. Osobní údaje o kontaktních osobách, které uchovávají orgány veřejné moci, se používají také k provádění činností potřebných pro právní záležitosti související s pohledávkami, jako je zřízení, vymáhání, restrukturalizace dluhu a řešení sporů. Tyto informace jsou zpracovávány na základě článku 6 odst. 1 písm. c, f GDPR. Zpracovávání osobních údajů na základě článku 6 odst. 1 písm. f GDPR se provádí v oprávněném zájmu naší společnosti nebo našich klientů za účelem efektivního zabezpečení úhrady nesplaceného dluhu, který se stal splatným. Osobní údaje o partnerech, ručitelích a kontaktních osobách, které mají partneři a spolupracující klienti, se využívají i v případech, kdy je třeba přijmout opatření týkající se dohledu nebo kontroly. Informace jsou zpracovávány na základě článku 6 odst. 1 písm. b, c GDPR.

S kým můžeme vaše data sdílet?

V závislosti na účelu zpracování mohou být vaše údaje předány:

subjektům zpracovávajícím osobní údaje na žádost správce, tzn. poskytovatelům služeb v oblasti vymáhání pohledávek, poskytovatelům služeb v oblasti údržby IT systémů,
externím poskytovatelům služeb: analytické údaje, datové úložiště, archivace a likvidace dokumentů, tisk dokumentace a korespondence, komunikace, poštovní a kurýrní služby,
ekonomickým informačním kancelářím po splnění podmínek uvedených v zákoně,
advokátním kancelářím pro účely soudního a exekučního řízení,
subjektům provádějícím platební operace, abyste mohli provádět platby elektronicky, a aby vám mohli vrátit peníze,
společnostem podporujícím vymáhání dluhů, nákupčím dluhů, k výměně dluhů, veřejným a soukromým zdrojům údajů,
zmocněncům a zástupcům, mají-li příslušné oprávnění jednat,
státním orgánům, mezi které patří: prokuratura, soudy, policie a soudní exekutoři.

Přenos vašich osobních údajů do jiných zemí a mimo Evropský hospodářský prostor (dále jen EHP)

Jsme společnost registrovaná v Českou republiku, avšak k realizaci našich aktivit v oblasti vymáhání pohledávek využíváme služeb dodavatelů, nebo prostřednictvím subdodavatelů, kteří zpracovávají osobní údaje zcela nebo částečně mimo území Českou republiku. V rámci možností omezujeme takové zpracování na oblast EHP, i když v určitých situacích může k přenosu osobních údajů dojít i mimo EHP, tzn. přenos do třetí země.

Bez ohledu na to, zda se vaše osobní údaje zpracovávají v České republice, v EHP nebo mimo EHP, zajišťujeme nejvyšší možnou úroveň ochrany údajů a přiměřené záruky v souladu s platnými požadavky na ochranu údajů. Mezi vhodné záruky patří mimo jiné ověření toho, že země mimo EHP, do které se osobní údaje přenášejí, byla Evropskou komisí určena jako země poskytující přiměřenou úroveň ochrany ekvivalentní té, kterou poskytuje GDPR. Takový přenos osobních údajů může být proveden na základě rozhodnutí, ve kterém je uvedena přiměřená úroveň ochrany, nebo které podléhá přiměřeným zárukám uvedeným v čl. 45, 46 GDPR. Informace o rozhodnutích Evropské komise o přiměřenosti jsou dostupné ZDE. Dalším způsobem, jak zajistit bezpečnost údajů, je zajistit, aby mezi společností Alektum a příjemcem osobních údajů mimo EHP existovala dohoda obsahující standardní doložky Evropské komise o ochraně údajů, nebo zkontrolovat, zda mezi naším poskytovatelem služeb a příjemcem byla uzavřena smlouva obsahující takové standardní doložky o ochraně údajů.

Jak dlouho jsou vaše osobní údaje zpracovávány

Doba zpracování vašich osobních údajů společností Alektum závisí na účelu zpracování, smluvních ustanovení a zákonných ustanovení. Pokud existuje účel a právní základ zpracování osobních údajů, například dojde k případu, kdy dluh nebyl uhrazen, zpracujeme vaše údaje a poté, po uplynutí doby uchovávání, je vymažeme.

V situacích, kdy Alektum vystupuje jménem jiných společností, které jsou správcem vašich údajů, závisí doba zpracovávání údajů na ustanovení smlouvy o zpracovávání údajů, jakož i na existenci účelu zpracování.

Profilování a automatizované rozhodování

Vaše osobní údaje se nepoužívají k automatizovanému rozhodování a profilování.

Své osobní údaje máte pod kontrolou. Toto jsou vaše práva.

Pokud jde o vaše údaje zpracovávané společností Alektum, máte množství práv a můžete si je uplatnit tak, že nás kontaktujete prostřednictvím: tradiční pošty (Alektum s.r.o., Budějovická 778/3, Michle, 140 00 Praha 4 ), e-mailem (GDPR@alektumgroup.cz) nebo prostřednictvím webové stránky. Vaše práva:

máte právo získat informace o tom, jak zpracováváme vaše osobní údaje, tyto informace jsou dostupné v tomto dokumentu (články 13-14 GDPR).
máte právo na přístup ke svým údajům, které zpracováváme, a na získání kopie těchto údajů (článek 15 GDPR),
máte právo požadovat opravu a doplnění neaktuálních údajů (článek 16 GDPR),
máte právo požádat o vymazání údajů, které jsou nesprávné nebo již nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny (článek 17 GDPR),
máte právo požádat o omezení zpracování údajů za určitých podmínek (článek 18 GDPR),
máte právo na přenos dat, pokud správce zpracovává údaje na základě vašeho souhlasu nebo na základě smlouvy (článek 20 GDPR),
máte právo namítat proti používání vašich osobních údajů (článek 21 GDPR).

Upozorňujeme však, že v některých situacích nebude možné použít některé z výše uvedených oprávnění, pokud správce prokáže existenci důležitých, zákonem oprávněných důvodů pro zpracování, převažujících nad osobními zájmy, právy a svobodami, nebo pokud správce předloží a prokáže, že existují důvody ke zjišťování, uplatňování nebo obhajování vznesených nároků.

Kontakt na Určenou osobu ohledně zpracování osobních údajů

Kontakt s Určenou osobu ve věcech souvisejících se zpracováním osobních údajů je možný prostřednictvím následujících komunikačních kanálů:

tradiční poštou na poštovní adresu:

Alektum s.r.o., Budějovická 778/3, Michle, 140 00 Praha 4

prostřednictvím e-mailu zaslaného na emailovou adresu: GDPR@alektumgroup.cz

Nejste spokojeni se zpracováním osobních údajů?

Pokud nejste spokojeni, doporučujeme vám kontaktovat našeho Určenou osobu, který vynaloží maximální úsilí k efektivnímu posouzení vašeho případu. Pokud se přesto domníváte, že vaše osobní údaje jsou zpracovávány nezákonně, můžete podat stížnost Kontrolnímu úřadu, kterým je předseda Úřadu pro ochranu osobních údajů se sídlem Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7.

Pamatujte také, že nás můžete kdykoli kontaktovat, pokud máte nějaké dotazy nebo obavy týkající se vašeho případu. Kontaktní údaje v jiných záležitostech než těch, které souvisejí se zpracováním údajů, naleznete v záložce: Kontakt.

Naše priorita – ochrana vašich údajů

Alektum Group se zavazuje neustále chránit vaše osobní údaje, a to i v případě, že k jejich zpracování použijeme třetí stranu. Osobní údaje nikdy nezveřejňujeme, pokud to neslouží k dosažení našeho účelu nebo tak vyžaduje zákon. Navíc, poskytování některých našich služeb je podmíněno zákonnou povinností zachovávat mlčenlivost.

Šíření osobních údajů, interně v rámci společnosti Alektum, omezujeme tak, aby k nim měli přístup jen ti zaměstnanci, kteří potřebují vidět osobní údaje k plnění svých pracovních povinností. Kromě toho zajišťujeme, aby všechny naše IT systémy a další místa, kde uchováváme osobní údaje, byla chráněna před neoprávněným přístupem k informacím (např. firewallem, antivirovou ochranou, přísnými požadavky na heslo, přihlašováním do systémů atd.). Když potřebujeme přenést osobní údaje mezi námi a stranou mimo naše prostředí – například mezi námi a klientem – poskytujeme bezpečný způsob přenosu. Na závěr se ujistíme, že naše systémy a záznamy jsou zálohovány, abychom předešli ztrátě důležitých informací o vás.